대학교 졸업생 보관서류는 재학 중에는 학생보관서류로 불리고 졸업후 취업하면서 이 기초에서 형성된 인사보관서류는 관련 부문과 기구가 인사관리와 봉사를 전개하는 중요한 의거가 된다. 직함평의, 공무원 지원, 사업단위 공개채용 참가, 입당 정치심사, 양로대우 확인 등 사항을 취급하려면 모두 보관서류 중의 관련 자료를 사용해야 한다. 보관서류는 개인이 보관하고 스스로 가지는 것을 엄격히 금지한다.
보관서류는 일단 봉인이 뜯기거나 장시간 개인의 손에 머무르면 ‘죽은 서류’가 되여 다시 발급받으려면 원래 졸업한 학교로 돌아가 다시 심사하고 서명하고 날인하고 봉인해야 하므로 절차가 번거로워 시간과 노력이 많이 소요되며 반드시 원래대로 회복될 수 있는 것도 아니다.
그러므로 졸업보관서류는 공식적인 경로를 통해 안전하게 목적지에 도착해야 하는바 졸업생은 <고등학교 졸업생 보관서류 전달서>를 작성하고 학교를 떠나기 전 대학교는 규정에 따라 졸업생 등록표, 성적표, 당단조직, 상벌기록 등 자료를 정리하여 완전한 대학교 졸업생 보관서류를 형성한 다음 졸업생이 등록한 졸업방향에 따라 전달서를 작성하여 보관서류와 전달서를 함께 우정특별쾌속전문택배 혹은 기밀통신 경로를 통해 발송한다.
